Raportointia EU-projektissa

’’Hurraa! EU-virastosta on vihdoinkin kilahtanut yrityksemme tilille kehittämisrahapotti. Vuosien kehittämissuunnitelmien ja konsulttifirmoissa asioimisen jälkeen kuohuvat löytyvät pöytälaatikosta nopeasti. Tulevaisuus äärettömine mahdollisuuksineen on avautunut edessämme kuin saksalaisella kuusikaistaisella Autobaanalla ajaisi.’’

Tällaiset tunnot eivät varmastikaan ole vieraita ensimmäistä kertaa EU projektiin mukaan lähtevälle yrittäjälle. Osallistuin vuonna 2018 EU:n rahoittamaan Horizon 2018-2022 tutkimusprojektiin. Kokemus oli aivan mielenkiintoinen. Tutkin EU:sta tullutta 200 sivuista tukipäätöstä – ankaraa lakitekstiä englanniksi, johon sovellettaisiin erimielisyyksien sattuessa Belgian lakia. Tehtäväkseni tuli raportoida noin kuukausittain projektin edistymisestä Brysselissä uinuvaan byrokratian päämajaan. Tässä miltei pyhään asemaan kohosi EU-viraston hallinnoima internet-portaali, jossa hoidetaan sähköisesti sekä raportointi että muu yhteydenpito EU:hun. Viimeistään tässä vaiheessa oli hyvä palautella mieliin erilaisia kohteliaita suomalaisen suuhun sopimattomia fraaseja lukion englannin tunneilta. Ajoittaisen ’’kireyden’’ välittymistä puolin jos toisin ei tosin voinut kommunikoinnissa fraasienkaan avulla välttää. Tuon ’’Funding & Tenders ’’- portaalin kautta muuten sekä haetaan EU-tukea että tukipäätöksen varmistuttua hallinnoidaan projektin edistymisestä. Ja sanottakoon vielä, että portaalin kanssa tappelee sen verran, että sitä kyllä oppii käyttämään.

Rahapotin huvetessa huomaamatta alkoi kysymyksiä nousta. Entä jos menoja ei synnykään? Entä jos ne eivät sovi projektiin?  ’’Mutta emmehän me kaikkia yrityksen tarpeita voi etukäteen tietää’’, yrittäjä älähti. Esimerkiksi tällaisia tilanteita varten oli onneksi olemassa välitön sopimusmuutoksen mahdollisuus; ei muuta kuin muutospyyntö vireille portaalissa ja vastausta odottelemaan, tai kustannusten syiden selvittäminen viimeistään kausiraportoinnin yhteydessä. Joustavuutta siis löytyi.

Varsinaisen kausiraportoinnin yhteydessä bomerangit tulivat muutaman kerran tutuiksi. Hallinnon viidakossa eivät asiat ole aina niin yksinkertaisia kuin luulla saattaisi. Selittelyt eivät kuitenkaan useinkaan auta, vaan parasta on toimia avoimesti, sopimusta ja aikatauluja noudattaen.